コンテンツマーケティングの手順を文書化する6つの要点

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Photo credit: alistairmcmillan

新しく入ってくるスタッフのために、今行っている作業を安定させるために、外部スタッフに説明するために、コンテンツマーケティングの運用が始まると手順のマニュアル化が求められてきます。

ここでは手順を文書化(マニュアル化)するための方法を説明します。

1.読む相手を決めて書く

100人が読んで100人が理解するマニュアルを書こうとしていませんか?残念ながらそれは現実的ではないので諦めた方が良いです。

マニュアルは読む相手に合わせて書くか、読む相手が書き手に合わせて読むものです。

そのためマニュアルには読み手に必要な情報を簡潔にまとめます。

2.読む気がない相手に合わせない

どんなに優れたマニュアルでも読み手に理解する気持ちが無ければ役に立ちません。

そして「書かれたマニュアルが悪い」と言うのはとても簡単ですが「このマニュアルを読めないのが悪い」と言うのはとても難しいものです。

理解する気がない相手に合わせて書いていてはマニュアル作りがいつまでたっても終わりません。

例として、上場企業のIR情報が読めない・分からないから自分のためにIRを作り直せと要求する投資家の意見が採用される事があるでしょうか?読めないのに問題があると一蹴されますよね。

読む相手に合わせて書きますが、これは読む気がない相手に読ませるための努力ではありません。

3.自分で書いたマニュアルを自分で使う

手順をまとめたマニュアルを最も使うのは誰でしょうか?それはマニュアルを書いた本人でしょう。

自分で書いたマニュアルを自分で活用しましょう。その中で気づきや修正点が見えて来ます。

4.日頃の業務の中に書いてもらう

「日中忙しいから」との理由でマニュアルを準備せずに、引き継ぎで使うタイミングになって初めて準備する事もあると思います。

引き継ぎのタイミングで急いで作られた手順書は、抜け漏れや本当に大切な事が書かれない事が多くあり、さらにそれが本人以外の人が気づかない事が多くあります。

その理由は分かりやすよね?引き継ぎの次点で既にモチベーションが低くなっていますし「自分が困る訳じゃないし」とマニュアルの内容は雑になりがちです。

そのため日頃の業務の中で時間を取ってマニュアルを定期的に更新する事が大切です。さらにマニュアルのレビューも大切です。

モチベーションが下がっている原因はマネジメントが悪いためですが、引き継ぎ完了日までモチベーションを下げずに丁寧な仕事をしてもらい、次の担当者に信頼して引き継げるチーム構築はほんの一握りのどこに行っても活躍できる優秀なマネージャーにしか出来ません。

そのようなマネージャーが現場に居ないと感じていれば早めにマニュアルを準備し始めた方が良いです。

5.必要最小限な内容で簡潔に書く

マニュアルの内容は少なければ少ないほど良いです。文章は要点を絞って短くまとめます。注意点や補足は本文と分けて書きます。

マニュアルの文章量は多ければ多いほど良いと勘違いされがちです。実際には短く簡潔なマニュアルほど分かり易いです。

冗長な表現や繰り返しは徹底して排除します。例えばアカウントのログイン方法についてなど、複数個所で利用される文章は都度書くのではなく1か所に書いたものを参照する形にします。

マニュアルの更新・メンテナンスを行う上で重複した内容があると、メンテナンスに掛かる時間が伸びます。一か所だけ修正してもう一か所は修正されていない場合はオペレーションミスにも繋がります。

6.ケーススタディに合わせて書く

マニュアルは使う状況・ケーススタディに合わせて準備します。例えば以下のようにマニュアルのページを分けます。

  • 原稿の依頼
    • 引用のガイドライン
    • 原稿作成のガイドライン
  • 原稿の確認
    • 納品された原稿のコピペチェック方法
    • 原稿内容の差し戻し基準
  • 原稿の編集
    • 原稿編集のガイドライン
    • 記事に画像を追加
    • 原稿公開前の作業と確認
  • サイトの運用
    • アカウント一覧 / SNSアカウント
    • Bufferでの投稿予約
    • 記事公開後の更新
    • 記事タイトル(ページタイトル)の付け方
    • 原稿のチェックリスト

このリストは私がコンテンツマーケティングを行う中で準備したマニュアルの見出しです。依頼・確認・編集・運用と分けています。

進捗状況によって行う作業が異なるため、状況別にまとめると情報が整理され利用し易いマニュアルになります。

マニュアル化できるかは企業文化による

業務のマニュアル化は簡単に出来そうで出来ないものです。

信頼関係が構築されている組織は上手にマニュアル化できます。反面、お互いに信頼していない、組織よりも自分を守ろうとしているスタッフがいる組織はマニュアル作成に難色を示します。

信頼関係があるとお互いにこれが必要、無いと困る、相手の役に立てると思ってマニュアルを作ります。そのためマニュアルを作りたくない、後回しにすると言った状況になりません。

反面、いつまで待ってもマニュアルが出来上らない、作られたマニュアルが投げやりな内容で役に立たない、引き継がれたはずのマニュアルがいつの間にか消えて無くなる、そのような組織もあります。

このようにマニュアル化には企業文化・チームマネジメントが大きく影響しています。

自発的に作られたマニュアルは高い価値があります。

マニュアルが出来上らない、マニュアルを作らないスタッフが悪いと嘆くのではなく、チームマネジメントを改善してマニュアルが果たす役割をチーム全体として欲しがるよう変化してもらうアプローチを取りましょう。

 


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